Il controllo partita IVA comunitaria è uno dei passaggi più semplici e più utili per chi vende o compra da imprese di altri Paesi dell'Unione europea. Prima di emettere una fattura senza IVA a un cliente tedesco, francese o spagnolo, conviene verificare che il suo numero sia valido e abilitato agli scambi intracomunitari. Lo strumento ufficiale per farlo è VIES, il sistema della Commissione europea, gratuito e consultabile online. In questa guida vediamo come funziona, cosa significano i risultati e cosa fare se il numero risulta non valido.
Perché verificare la partita IVA di un cliente europeo
Nelle vendite tra imprese (B2B) all'interno dell'Ue l'IVA segue regole particolari. Secondo il portale europeo La tua Europa, chi vende beni a un'impresa di un altro Paese Ue non deve fatturare l'IVA se il cliente ha una partita IVA valida per l'Unione. Se invece il cliente non ha un numero IVA Ue valido, di norma si applica l'IVA del proprio Paese.
Anche per i servizi tra imprese la regola generale è che il fornitore non addebita l'IVA: è il cliente a versarla nel suo Paese con il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge). Lo stesso portale avverte però che esistono diverse deroghe importanti, da verificare caso per caso.
In pratica, il numero IVA del cliente è la condizione che permette di non applicare l'imposta. Se il numero non è valido o non è abilitato alle operazioni intracomunitarie, il rischio è di emettere una fattura con un trattamento IVA sbagliato.
Cos'è VIES e come funziona
VIES (VAT Information Exchange System) è un motore di ricerca di proprietà della Commissione europea. Come spiega la scheda di La tua Europa dedicata alla verifica dei numeri IVA, non è una banca dati autonoma: quando si cerca un numero, VIES interroga le banche dati IVA nazionali dello Stato membro interessato e restituisce un esito.
Il risultato può essere di due tipi:
- valido: le informazioni IVA risultano registrate nel sistema;
- non valido: il numero non risulta registrato nella banca dati nazionale competente.
La Commissione precisa di non essere responsabile dell'esattezza delle informazioni: non può verificare, correggere, aggiungere o cancellare un numero IVA nazionale. Questi compiti spettano alle amministrazioni fiscali dei singoli Paesi.
Come fare il controllo partita IVA comunitaria passo dopo passo
La verifica si fa direttamente sul servizio VIES della Commissione europea, disponibile anche in italiano. I passaggi sono pochi:
- apri la pagina di ricerca VIES;
- scegli lo Stato membro del cliente;
- inserisci il numero IVA che ti ha comunicato il cliente;
- avvia la verifica e leggi l'esito.
Con esito valido il sistema mostra di norma anche lo Stato membro e, quando disponibili, la denominazione e l'indirizzo dell'impresa: è utile confrontarli con i dati che il cliente ti ha fornito. Se la banca dati nazionale è temporaneamente in aggiornamento, VIES può risultare non disponibile: in quel caso basta riprovare dopo qualche minuto o più tardi.
Consiglio: conserva una copia dell'esito della verifica, per esempio salvando la pagina in PDF, e archiviala insieme alla fattura. È la stessa Commissione europea a suggerire di tenere traccia della convalida in vista di eventuali controlli fiscali.
VIES o Verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate?
In Italia esiste anche un secondo strumento, che spesso viene confuso con VIES. Il servizio Verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate consulta l'Anagrafe tributaria e riguarda solo i numeri italiani. Non serve registrarsi: basta inserire la partita IVA e un codice di sicurezza.
| Strumento | Chi lo gestisce | Quali numeri controlla | Cosa restituisce |
|---|---|---|---|
| VIES | Commissione europea (interroga le banche dati nazionali) | Numeri IVA di tutti i Paesi Ue | Esito valido o non valido per le operazioni intracomunitarie; con esito valido, di norma anche Stato, denominazione e indirizzo |
| Verifica partita IVA | Agenzia delle Entrate | Solo partite IVA italiane | Stato (attiva, sospesa o cessata), denominazione o nome del titolare, data di inizio attività ed eventuali date di sospensione o cessazione, appartenenza a un Gruppo IVA |
In sintesi: se il cliente è in un altro Paese Ue, lo strumento giusto è VIES. Se vuoi sapere se una partita IVA italiana è attiva, usa il servizio dell'Agenzia. Una partita IVA italiana può essere attiva in Italia ma non risultare in VIES, se non è abilitata alle operazioni intracomunitarie.
Se il numero risulta non valido: cosa fare
Un esito negativo non significa per forza che il cliente abbia fornito un numero falso. Secondo La tua Europa, le cause possibili sono tre:
- il numero non esiste;
- il numero esiste ma non è attivato per le operazioni intra-Ue;
- la registrazione non è completa: in alcuni Paesi serve un'iscrizione separata per le operazioni intracomunitarie.
Le modifiche recenti, inoltre, possono non comparire subito nel sistema. In questi casi il consiglio ufficiale è chiedere al cliente di verificare la propria posizione con l'amministrazione fiscale del suo Paese, ed eventualmente rivolgersi alle proprie autorità nazionali. Queste possono confermare se un nome e un indirizzo sono collegati a un numero, ma per motivi di protezione dei dati non li comunicano direttamente.
Finché il numero non risulta valido, la regola generale indicata per la vendita di beni è che, senza una partita IVA Ue valida del cliente, si applica l'IVA del proprio Paese. Nei casi dubbi è bene confrontarsi con il proprio commercialista.
Come iscrivere la propria partita IVA italiana al VIES
Il controllo vale anche al contrario: i tuoi clienti e fornitori europei verificheranno il tuo numero. Per comparire in VIES, un'impresa o un professionista italiano deve essere iscritto all'archivio dei soggetti autorizzati alle operazioni intracomunitarie.
Come spiegato nel comunicato dell'Agenzia delle Entrate del 15 dicembre 2014, dal decreto Semplificazioni di quell'anno l'iscrizione è immediata e non serve più attendere 30 giorni:
- chi apre una nuova partita IVA può chiederla direttamente nella dichiarazione di inizio attività, compilando il campo “Operazioni intracomunitarie” nel quadro I del modello AA7 (soggetti diversi dalle persone fisiche) o AA9 (imprese individuali e lavoratori autonomi);
- chi ha già una partita IVA può chiederla per via telematica, con le credenziali Fisconline o Entratel oppure tramite un intermediario.
Attenzione all'esclusione: secondo lo stesso comunicato, chi non presenta alcun elenco riepilogativo delle operazioni intracomunitarie per quattro trimestri consecutivi può essere escluso dall'archivio, previa comunicazione, con effetto dal sessantesimo giorno successivo.
Domande frequenti
Il controllo della partita IVA comunitaria è gratuito?
Sì. Sia VIES della Commissione europea sia il servizio Verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate sono gratuiti e non richiedono registrazione.
VIES mostra sempre nome e indirizzo dell'impresa?
No. VIES restituisce l'esito valido o non valido; i dati anagrafici dipendono da ciò che rende disponibile la banca dati nazionale. Le autorità fiscali possono confermare se un nome e un indirizzo corrispondono a un numero, ma non li comunicano.
Una partita IVA italiana attiva è automaticamente in VIES?
No. Per comparire in VIES serve l'iscrizione all'archivio delle operazioni intracomunitarie, che si chiede all'apertura della partita IVA o in seguito per via telematica.
Cosa succede se VIES non risponde?
Se la banca dati nazionale è in aggiornamento il servizio può essere temporaneamente non disponibile. La Commissione suggerisce di attendere qualche minuto e riprovare, oppure di ripetere la ricerca più tardi.
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